Article 1 : Cadre général

Les conditions générales de vente décrites ci-après détaillent les droits et obligations de la société HOTEL CARE  et de son client dans le cadre de :

• Toutes ventes de produits (matériels, logiciels et services)
• Toutes prestations de services réalisées par la société (évènementiel, conseil, formation et installation)
• Tous prêts de matériels

Aucune indication portée sur un bon de commande émis par le client ne peut venir se substituer aux présentes et en modifier le sens.

En conséquence, toute commande adressée à la société entraine de fait l’acceptation des éléments tarifaires présentés dans ses propositions et en vigueur dans l’entreprise, ainsi que des conditions générales.

Les catalogues, informations sur papier ou en numérique peuvent être modifiés par la société dans leur contenu technique et dans leur tarif sans préavis, l’ensemble de ces éléments n’engage pas la société.

En cas de modifications législatives qui pourraient altérer une des conditions générales, l’ensemble des autres éléments non visés s’exercera pleinement.

Article 2 : Validité des devis

Les devis de la société sont basés sur les paramètres fournis par le client, qui est engagé par ces éléments donnés. Si d’aucun cas, certains de ces paramètres n’auraient pas été transmis ou qu’ils soient erronés, et que ceux-ci conduisent à une modification de la proposition, la société se réserve le droit de revenir sur certains des éléments de ce devis, le client demeurant engagé par celle-ci.

De manière générale et sauf indication contraire, les propositions de la société ont une durée de validité d’un mois à compter de la date indiquée sur le document support de l’offre, au terme de ce délai la société se réserve la possibilité d’appliquer une révision du prix initial.

La société n’est liée que par les informations dûment signées dans ses propositions, les engagements pris par ses salariés ou partenaires ne l’engagent que s’ils sont repris par écrit dans les propositions signées par l’entreprise.

Article 3 : Prix

Les prix des marchandises vendues sont ceux en vigueur au jour du devis accepté. Ils sont libellés en euros (€) et calculés hors taxes. Par voie de conséquence, ils seront majorés du taux de TVA et des frais de transport applicables au jour de la commande.

La société s'accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Toutefois, elle s'engage à facturer les marchandises commandées aux prix indiqués lors de l'enregistrement de la commande.

Article 4 : Délai de paiement

Acompte : un acompte de trente (30) % est demandé à la commande, le solde est exigible à 30 jours date de facture.

Pour les nouveaux clients un acompte de cinquante (50) % est demandé à la commande.

La date de facture constitue le point de départ du délai de paiement du solde.

Toute contestation relative à nos marchandises livrées, ou toute attente d’un avoir ne saurait constituer un motif de retard de règlement ou de non-paiement.

Aucun escompte pour paiement anticipé n’est appliqué par la société.

Article 5 : Mode de paiement

Les factures sont payées par Carte bancaire, Paypal  ou  virement selon le RIB figurant sur la facture. Tout autre mode de paiement doit faire l’objet d’un accord express de la société.

Article 6 :Retards de paiements

Si une facture venue à échéance n’est pas réglée, le vendeur exigera :

• le paiement de toutes les factures non échues,
• le paiement avant livraison de toute commande déjà acceptée,
• le vendeur pourra également exercer, par simple demande adressée à l’acheteur, la revendication des choses livrées mais non payées à l’échéance, sans mise en demeure préalable.

Aucune mise en demeure n’est nécessaire pour manifester un retard de paiement qui existe de plein droit du fait du défaut de règlement intégral à l’échéance.

Tout retard de règlement rend exigible un intérêt dont le taux est celui de trois (3) fois le taux d’intérêt légal en vigueur (loi 2008-776 du 04/08/08).

Tout retard de règlement rend exigible une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dont le montant est égal à quarante (40) euros.

Toutefois, si les frais de recouvrement réellement exposés par la société sont supérieurs au montant visé au paragraphe précédent, ce dernier se réserve le droit de réclamer une indemnité complémentaire au Client.

Les stipulations du présent titre ne préjudicient pas au droit de se prévaloir de la clause de réserve de propriété.

Article 7 :Livraison

A l’exception d’une information spécifique sur le devis engageant la société, cette dernière aura rempli son obligation de délivrance dès lors que les produits, objet du contrat auront été livrés au siège social du Client ou tout autre lieu clairement désigné entre les parties.

Ce dernier vérifiera la conformité des produits dès leur réception lors du passage du transporteur, tout problème devra être indiqué sur le bon du transporteur et, pour être pris en compte, devra être notifié à la société dans les trois (3) jours suivants cette réception. L’absence de réserve vaudra acceptation de la conformité et l’absence de manquants. Au-delà de ce délai, la société ne saurait être engagée par cet incident éventuel, les produits étant alors réputés conformes et, en conséquence, la responsabilité de la société ne pourra être engagée.

Sauf demande particulière du Client, toute expédition est effectuée par transport rapide. Les frais de transport sont à la charge du Client.

Les délais de livraison sont donnés en fonction des éléments connus par la société au moment de l’offre écrite, mais ceux-ci dépendent ensuite des disponibilités de livraison des fournisseurs et transporteurs. Le non-respect de ces délais ne saurait donner lieu à l’annulation de la commande ou au paiement de dommages et intérêts. En outre, si le client n’est pas à jour de ses paiements, ou n’a pas fourni toutes les informations demandées par la société pour préparer l’intervention, aucun retard de livraison ne pourra être évoqué de sa part.

Dès leur livraison sur le site du client et signature de sa part du bon de livraison, les produits sont réputés sous la garde du client. Le client supporte alors seul les risques que les produits pourraient subir ou occasionner pour toute cause, y compris la force majeure, le cas fortuit ou suite à l’intervention d’un tiers. En ce sens, le client souscrira une assurance couvrant les risques relatifs aux produits dès le transfert de la charge jusqu’au complet paiement de leur prix.

Article 8 : Installation

Prérequis : Le client doit s’assurer que les éléments nécessaires à la réalisation de l’installation ont bien été pris en compte par la société pour rendre le service attendu, cette dernière ayant l’obligation de livrer et rendre opérationnelle une installation en fonction des éléments qui lui ont été fournis par le client. Si des informations ont été manquantes, ou viennent compléter la demande initiale, la société complètera sa proposition commerciale qui sera soumise et acceptée par le client avant toute prestation complémentaire réalisée par la société. Si le client modifie de manière unilatérale sa demande la société ne sera en rien engagée par cette modification.

En cas de livraison, du matériel à installer, directement sur le site du client, les produits sont réputés sous la garde du client à compter de leur date de délivrance. Le client supporte alors seul les risques que les produits pourraient subir ou occasionner pour toute cause, y compris la force majeure, le cas fortuit ou suite à l’intervention d’un tiers. En ce sens, le client souscrit une assurance couvrant les risques relatifs aux produits dès le transfert de la charge et ce jusqu’au complet paiement de leur prix.

Lors de l’installation par HOTEL CARE  un bon de livraison sera signé entre les parties avant la mise en service de l’exploitation. Dans le cas contraire, la société ne saurait être engagée par les conséquences d’une telle décision du client.

Si la société ne réalise pas la prestation d’installation du matériel qu’elle a vendu, celui-ci devra être installé par des professionnels respectant les règles de l’art. Dans ce cas, l’installateur agit sous sa seule responsabilité celle de la société étant totalement dégagée en pareil cas.

Article 9 : Formations

La société met tout en œuvre pour assurer les formations à la date la plus proche de la livraison et de la mise en service, en revanche les dates de celles-ci sont indépendantes de celle de la prise d’effet de la garantie de l’installation et de la date de signature du bon de livraison.

Article 10 : Garantie

Hors contrat de maintenance spécifique indiquant une prise en charge de certains de ces éléments, les conditions générales de garantie de la société s’appliquent.

La garantie de la société s’exprime pour les produits qu’elle commercialise hors pièces et main d’œuvre dans les cadre et limite des garanties consenties par les constructeurs auprès de la société, et ce, à compter de leur date de livraison. Pour les installations nécessitant un bon de livraison, elle démarrera à la date de cette dite signature.

Tout retard non dû à la société entamera la durée de garantie par rapport à la date d’installation initialement prévue. Tout changement ou remplacement de matériel n’entraînera pas de révision de la période de garantie, celle-ci ne s’exprimera que pour le lieu de première installation, tout déménagement non assumé par la société entrainera l’absence de responsabilité de la société dans tout problème ultérieur. En ce qui concerne le matériel, et si la société n’est réputée avoir commis aucune faute, la garantie s’entendra retour atelier constructeur. Si la société doit intervenir sur site elle se réserve le droit de demander la prise en charge de cette intervention.

En cas de livraison directement chez le client, ce dernier adressera par écrit une information concernant les problèmes rencontrés, afin que la société puisse mettre en œuvre la garantie, celle-ci exclura par avance les défauts à la réception non signalés, les problèmes d’usure habituels, les effets d’une mauvaise utilisation, d’un défaut de surveillance, un manque de respect des conditions d’utilisation spécifiées par la société.

Le client s’engage à ne confier l’exploitation qu’à des acteurs formés à cet effet. Cette formation pourra être effectuée par la société dans les conditions prévues dans ses propositions écrites. Si un problème d’exploitation survient en raison d’un défaut de formation, la société ne peut être reconnu responsable.

Article 11 : Clause de réserve de propriété et paiement

Le vendeur conserve la propriété des marchandises vendues jusqu’au paiement effectif de l’intégralité du prix en principal et accessoire, lesdites marchandises passant néanmoins aux risques de l’acheteur dès la mise à disposition au sens des articles 7 et 8 ci-dessus. Le défaut de paiement de l’une quelconque des échéances peut entraîner la revendication des biens.

L’acheteur s’engage en conséquence à assurer les marchandises vendues au profit de qui il appartiendra contre tous les risques de perte, détérioration et dommages qu’elles peuvent courir ou occasionner à compter de leur réception.

Le client s’oblige à n’éliminer ni altérer aucune des indications de série et/ou de provenance qu’elles comportent en marquage pour permettre leur identification, et il ne pourra ni les donner en gage ou en nantissement, ni en transférer à un tiers la propriété à quelque titre que ce soit. Tant que le prix n’est pas intégralement payé, l’acheteur doit individualiser les marchandises vendues. A défaut d’individualisation, le vendeur peut exiger le règlement immédiat des marchandises ou reprendre celles en stock. Le client devra les restituer à première demande de la société à sa charge. La société conservera le montant des acomptes à titre de dommages et intérêts, sans préjudice de toute autre demande pour couvrir les dommages et intérêts.

Article 12 : Prêt

Le prêt de matériel est soumis aux présentes conditions générales qui prévalent sur toutes autres conditions, sauf dérogation formelle et expresse acceptée par la société.

L'emprunteur s'engage à restituer le matériel dans l'état original et à en assumer la responsabilité jusqu’à son retour chez UBIC. A ce titre l’emprunteur assurera le matériel prêté.

L’installation, le montage et le démontage du matériel prêté sont effectués sous l’entière responsabilité de l'emprunteur, qui certifie être habilité à se servir du matériel et déclare connaître les règles dictées par la réglementation applicable à ce type de matériel. L'emprunteur ne pourra en aucun cas apporter de modification au matériel prêté ou procéder à toute réparation, sans l’accord préalable écrit.

La société procède à l'expédition du produit prêté à ses frais. En fin de prêt, l'emprunteur retournera le produit à la société en port payé, à ses risques et périls. Le matériel devra être restitué, propre et en bon état, dans son emballage d'origine, propriété de la société, et accompagné de toute documentation remise le cas échéant. Quelles que soient les circonstances qui amèneraient la société à reprendre son matériel, la restitution du matériel est à la charge de l'emprunteur.

Le prêt de matériel est gratuit. Toutefois, en cas de non-respect du délai de prêt ou en cas de perte ou de dégradation de l'appareil, la société facturera le(s) produit(s) prêté(s), sans que l'emprunteur puisse le contester. La facturation sera déclenchée : passé un délai de 10 jours après la date de retour fixée ou si le produit retourné présente des dégradations imputables à l'emprunteur. Dérogeant aux conditions habituelles de paiement, cette facturation fait l'objet d'un règlement à réception de la facture sans escompte.

Article 13 : Support

Pour les clients ayant choisi de se couvrir par un contrat de support, les conditions sont précisées dans le contrat de service conclu entre la société et le client.

Article 14 : Responsabilité de la société

Les obligations de la société sont réputées être des obligations de moyens excluant toute obligation de résultat ou de performance sauf accord explicite. La responsabilité de la société est strictement limitée aux obligations expressément convenues dans son offre. En aucun cas, la société ne pourra être tenu pour responsable de tout dommage indirect et/ou immatériel, tel que notamment manque à gagner, perte de profit ou perte de production.

Article 15 : Assurance

Le client s’engage à prendre à ses frais une assurance auprès d’un organisme notoirement solvable afin de couvrir tous les risques pouvant atteindre les équipements achetés et non encore intégralement payés et notamment le risque de dégradation et de perte.

Le client s’engage à fournir tous les justificatifs de la souscription d’une telle assurance et du paiement des primes correspondantes.

Article 16 :Force majeure

La responsabilité de la société ne pourra pas être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard dans l'exécution de l'une de ses obligations décrites dans les présentes conditions générales de vente découle d'un cas de force majeure.

La force majeure s'entend au sens de l’article 1218 du Code civil.

Le Code civil énonce en son article 1218 qu'il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu'un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l'exécution de son obligation par le débiteur".

Article 17 :Environnement et développement durable

Le constructeur de matériel électrique et électronique est responsable de la gestion des déchets qu’il occasionne (enlèvement, traitement et valorisation). Lorsque ces équipements deviendront déchets, au sens du décret, le client pourra contacter la société UBIC qui s’engage à l’assister dans les démarches de reprise par le constructeur. Si ce dernier n’assumait pas sa responsabilité, la société s’engage à proposer une solution alternative au client. En ce qui concerne les équipements hors du champ d’application, (câblages notamment), le client doit en assurer l’élimination sauf à encourir les sanctions pénales prévues par l’article 25 du décret 2005-829.

Article 18 :Protection des données personnelles des personnes physiques :

Conformément au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, le Vendeur met en place un traitement de données personnelles qui a pour finalité la vente et la livraison de produits et services définis au présent contrat.

L’Acheteur est informé des éléments suivants :

• l’identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement : le Vendeur, tel qu’indiqué en haut des présentes CGV ;
• la base juridique du traitement : l’exécution contractuelle ;
• les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel, s’ils existent : le responsable du traitement, ses services en charge du marketing, les services en charge de la sécurité informatique, le service en charge de la vente, de la livraison et de la commande, les sous-traitants intervenants dans les opérations de livraison et de vente ainsi que toute autorité légalement autorisée à accéder aux données personnelles en question - aucun transfert hors UE n’est prévu ;
• la durée de conservation des données : le temps de la prescription commerciale ;
• la personne concernée dispose du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données ;
• la personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• les informations demandées lors de la commande sont nécessaires à l’établissement de la facture (obligation légale) et la livraison des biens commandés, sans quoi la commande ne pourra pas être passée. Aucune décision automatisée ou profilage n’est mis en œuvre au travers du processus de commande.

Article 19 :Attribution de compétence

Les contrats de vente ou de prestations de services avec les clients seront soumis au droit français. Tous les différends relatifs à la formation, à l’exécution et à la cessation des obligations contractuelles entre les parties, ne pouvant donner lieu à un règlement à l’amiable seront soumis à la juridiction du Tribunal de Commerce de Montpellier.